FUNGSI
CONTROLLING DALAM MANAJEMEN
MAKALAH
Disusun
Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Pengantar
Ilmu Administrasi Dan Manajemen
Dibimbing
Oleh Dosen : Novi Marlena, S.Pd, M.Si
1.
Moh.
Dwi Wahyudy P (138554016)
2.
Nissya
Andrea (138554064)
3.
Linda
Riskanata (138554074)
4.
Rina
Ningtias (138554076)
5.
Much.
Noor Iksan (138554058)
UNIVERSITAS NEGERI
SURABAYA
FAKULTAS EKONOMI
S1 PENDIDIKAN EKONOMI
2013-2014
KATA
PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Puji syukur kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik dan hidayahnya kepada ilahi
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini dengan baik. Adapun makalah yang kami buat ini yang berjudul ‘’ Fungsi Controlling Dalam
Manajemen”. Penulisan makalah ini dapat terselesaikan atas bantuan dari
berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih
kepada:
1)
Ibu Novi Marlena, S.Pd,
M.Si selaku dosen pembimbing kami.
Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu
kritik maupun saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi menyempurnakan tugas makalah ini. Semoga tugas makalah ini dapat bermanfaat
bagi kita semua. Amin .
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Surabaya,11 Desember 2013
Tim Penyusun
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR ................................................................................................. 1
DAFTAR ISI ................................................................................................................. 2
BAB I
PENDAHULUAN ............................................................................................ 3
1.1
Latar Belakang ........................................................................................... 3
1.2
Rumusan Masalah ...................................................................................... 3
1.3
Tujuan ........................................................................................................ 4
BAB II
PEMBAHASAN .............................................................................................. 6
1.1
Definisi Fungsi Controlling ....................................................................... 6
1.2
Prinsip – Prinsip Fungsi Controlling .......................................................... 7
1.3
Prinsip Pokok Controlling .......................................................................... 8
1.4
Manfaat Controlling .................................................................................. 8
1.5
Proses Controlling ...................................................................................... 9
1.6
Obyek Controlling ..................................................................................... 10
1.7
Jenis Controlling ........................................................................................ 11
1.8
Tujuan Dari Controlling ............................................................................. 12
1.9
Asas- Asas Controlling ............................................................................. 12
1.10 Cara
– Cara Untuk Melakukan Controlling ............................................... 10
1.11 Sifat Dan Waktu Controlling .................................................................... 15
1.12 Alat
Fungsi Controlling ............................................................................. 16
1.13 Tipe-
Tipe Controlling ................................................................................ 17
1.14 Faktor
Yang Membuat Controlling Diperlukan ......................................... 18
1.15 Syarat
Controlling ...................................................................................... 18
1.16 Pentingnya Controlling ............................................................................. 19
1.17 Tahap – Tahap Controlling ....................................................................... 20
1.18 Metode
Controlling ................................................................................... 23
1.19 Karakteristik – Karakteristik Controlling Yang
Efektif ........................... 24
BAB III
PENUTUP ...................................................................................................... 25
1.1 Kesimpulan
................................................................................................... 25
1.2 Saran
............................................................................................................. 26
DAFTAR
PUSTAKA .................................................................................................. 27
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen
suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi
suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya
pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan,
baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu
organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan
Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja
berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back
control).
Di dalam
proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan
yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam,
yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan,
Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan
Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.
Suatu
Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk
merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan
sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses
pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi
kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada
alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan
yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan
yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa
definisi fungsi controlling ?
2. Apa
saja prinsip – prinsip fungsi controlling ?
3. Apa
prinsip pokok controlling ?
4. Apa
manfaat controlling ?
5. Bagaimanakah
proses controlling ?
6. Apa
saja obyek controlling ?
7. Apa
saja jenis controlling ?
8. Apakah
tujuan dari controlling ?
9. Apa
saja asas- asas controlling
10. Bagaianakah
cara – cara untuk melakukan controlling ?
11. Apa
saja sifat dan waktu controlling ?
12. Apa
saja alat fungsi controlling ?
13. Apa
saja tipe- tipe controlling ?
14. Apa
saja faktor yang membuat controlling diperlukan ?
15. Apa
saja syarat controlling ?
16. Apakah
pentingnya controlling ?
17. Bagaimana
tahap – tahap controlling ?
18. Apa
saja metode controlling ?
19. Bagaimana
karakteristik – karakteristik controlling yang efektif itu ?
1.3 Tujuan
1. Mengetahui
definisi fungsi controlling
2. Mengetahui
prinsip – prinsip fungsi controlling
3. Mengetahui
prinsip pokok controlling
4. Mengetahui
manfaat controlling
5. Mengetahui
proses controlling
6. Mengetahui
obyek controlling
7. Mengetahui
jenis controlling
8. Mengetahui
tujuan controlling
9. Mengetahui
asas- asas controlling
10. Mengetahui
cara - cara controlling
11. Mengetahui
sifat dan waktu controlling
12. Mengetahui
alat fungsi controlling
13. Mengetahui
tipe- tipe controlling
14. Mengetahui
faktor yang membuat controlling diperlukan
15. Mengetahui
syarat controlling
16. Mengetahui
pentingnya controlling
17. Mengetahui
tahap – tahap controlling
18. Mengetahui
metode controlling
19. Mengetahui
karakteristik – karakteristik controlling yang efektif
BAB II
PEMBAHASAN
1.1
Definisi
Fungsi Controlling
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur
deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber
daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Pengawasan
adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang
dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah
ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and
taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the
planned activities.
George R. Tery (2006:395) mengartikan
pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya
mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan
korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 :
150) menyatakan
pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga
membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan
pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa
kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan
adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya,
dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar
hasilnya sesuai dengan rencana.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan
bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan
hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan
meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang
direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan
bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang
membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan
kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Siagian (1990:107) menyebutkan
bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua
pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan
perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata
dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
1.2
Prinsip
– prinsip Fungsi Controlling
1. Pengawasan
yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah
diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan
oleh staf.
2.
Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat
penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3.
Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf
akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward
kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.
1.3
Prinsip
Pokok Controlling
Fungsi
pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki.
Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:
1. Adanya Rencana
2. Adanya instruksi-instruksi
dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam
fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya
disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi
perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk
mendapat perhatian.
Pengawasan
dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan
baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok
konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini
membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain
dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga pemenuhan
(kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.
Proses
pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja.
Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun.
Ada 2 tipe standar:
·
Standar
out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas,
kualitas, biaya atau waktu.
·
Standar
in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas
penampilan.
1.4
Manfaat
Controlling
Bila
fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat
berupa:
1. Dapat mengetahui sejauh mana program
sudah dilaukan oleh staf, apakah sesuai dengan standar atau rencana kerja,
apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi
wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan
pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
3. Dapat mengetahui apakah waktu dan
sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.
4. Dapat mengetahui sebab-sebab
terjadinya penyimpangan.
5. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan
pekerjaan mereka
6. Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
7. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
8. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak
ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
9. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif
10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan
1.5
Proses
Controlling
1) Penetapan
standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah
penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan
pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil.
Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria
tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan
(standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang
terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu
aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk
standar yang umum adalah:
a) Standar-standar
fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas
produk.
b) Standar-standar
moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya
penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
c) Standar-standar
waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan.
2) Penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila
tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh
karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan
kegiatan secara tepat.
3) Pengukuran
pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem
monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang
berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran
pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis),
pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.
4) Pembandingan
pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5) Pengambilan
tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya
tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:
a. Mengubah
standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b. Mengubah
pengukuran pelaksanaan
c. Mengubah
cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.
1.6
Obyek
Controlling
Dalam
melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu
dijadikan sasaran pengawasan.
1. Obyek yang
menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat
fisik.
2. Keuangan
3. Pelaksanaan
program dilapangan
4. Obyek yang
bersifat strategis
5.
Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang
terkait.
1.7
Jenis
Controlling
Berdasarkan bagian yang akan diawasi
pengawasan dibedakan atas :
1)
Pengendalian karyawan (Personal
control).
Pengendalian
ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai,
apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi
pegawai dan lain-lain.
2)
Pengendalian keuangan (financial
control)
Pengendalian
ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan
pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.
3)
Pengendalian produksi (Production
control).
Yaitu
pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi
yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4)
Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian
ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan
suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5)
Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian
ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan
dan teknis pelaksanaan.
6)
Pengendalian kebijaksanaan (Policy
control).
Pengendalian
ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi
telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7)
Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian
ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai
rencana yang ditentukan.
8)
Pengendalian inventaris (inventory
control)
Pengendalian
ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya
atau ada yang hilang.
9)
Pengendalian pemeliharaan (maintenance
control)
Pengendalian
ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor
terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.
1.8
Tujuan Controlling
Adapun tujuannya adalah:
1. Menghentikan
atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan,
dan ketidakadilan
2. Mencegah
terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidakadilan
3. Mendapatkan
cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4. Menciptakan
suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
5. Meningkatkan
kelancaran operasi organisasi
6. Meningkatkan
kinerja organisasi
7. Memberikan
opini atas kinerja organisasi
8. Mengarahkan
manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang
ada
9. Menciptakan
terwujudnya organisasi yang bersih
1.9
Asas- Asas Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel
menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas
tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus
ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks)
untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2. Asas
efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu
efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak
menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3. Asas
tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan
hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap
pelaksanaan rencana.
4. Asas
pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang
efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan
terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas
pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang paling
efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik.
Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering
berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang
sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para petugas
memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of
replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat
mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas
penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability).
Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan
bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian
pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager,
sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas
pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus
sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan terhadap
kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang
dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas
manager.
9. Asas
standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan
standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan
tujuan yang tercapai.
10. Asas
pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control).
Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap
faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas
pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan
adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini
dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas
pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus
luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas
peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau
berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas
tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada
ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi,
staffing dan directing.
1.10
Cara - Cara Controlling
1. Pengawasan
Langsung
Pengawasan
yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa
pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan
dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :
a. Jika
ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan
dengan cepat.
b. Akan
terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat
hubungan antara atasan dan bawahanya.
c. Akan
memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan
atasanya.
d. Akan
tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi
kebijaksanaan selanjutnya.
e. Akan
dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).
KEBURUKAN :
·
Waktu seorang manajer banyak
tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning
lain-lainya.
·
Mengurangi inisiatif bawahan,karena
mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.
·
Ongkos semakin besar karena adanya biaya
perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report))
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report))
2. Pengawasa
Tidak Langsung
Pengawasan jarak jauh dengan melalui
laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan
pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :
a. Waktu
manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya perencanaan,kebijaksanaan,dan
lain-lain.
b. Biaya
pengawasan relatif kecil.
c. Memberikan
kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.
KEBURUKAN :
· Laporan
kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang
baik-baik saja.
· Jika
ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun
terlambat.
· Kurang
menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
· Pengawasan
berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk
kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang
diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak
langsung oleh manajer.
1.11
Sifat dan Waktu Controlling
Sifat dan waktu pengendalian/control
dibedakan atas :
1. Preventive control,
pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari
terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya.
Cara melakukannya:
Cara melakukannya:
a. Menentukan
proses pelaksanaan pekerjaan
b. Membuat
peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu
c. Menjelaskan
dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
d. Mengorganisasi
segala macaam kegiatan
e. Menentukan
jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap karyawan
f. Menetapkan
sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g. Menetapkan
sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan
preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan
sebelum terjadi kesalahan.
2. Repressive control, pengendalian
yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, agar kesalahan
yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang. Cara melakukannya:
a. Membandingkan
antara hasil dengan rencana
b. Menganalisis
sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya
c. Memberikan
penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya
d. Menilai
kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e. Mengecek
kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f. Jika
perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau
education.
3. Pengendalian saat proses dilakukan,
jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4. Pengendalian berkala,
pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5. Pengendalian mendadak,
pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelasakanaan
atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan dengan baik.Pengendalian
mendadak ini sekali-kali perlu dilakukan,supaya kedisiplinan karyawan tetap
terjaga dengan baik.
6. Pengamatan melekat,
pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah kegiatan
dilakukan.
1.12
Alat Fungsi Controlling
1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan
diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut.
Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun
hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat
penyimpangan.
Tipe-tipe
budget:
a. Sales
budget
b. Production
budget
c. Cost
Production Budget
d. Step
budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam
tingkat tingkat produksi
e. Purchasing
budget
f. Personnel
budget
g. Cash
& Financial budget
h. Master
budget (budget keseluruhan)
2. Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a. Personal
observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan
terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b. Report,
laporan yang dibuat oleh para manajer.
c. Financial
statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet dan
Income Statement (neraca rugi laba)
d. Statistic,
merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.
e. Break
event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapat laba ataupun rugi.
f. Intenal
Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi
bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan.
Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran
barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang telah
dibayar benar-benar telah diterima.
1.13
Tipe- tipe Controlling
Ada
tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :
a. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward
Control)
Pengawasan ini sering disebut juga
dengan Steering Control. Ini dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah
atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan dan memungkinkan koreksi
dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan (kegiatan belum dilaksanakan).
b. Pengawasan Concurrent
Pengawasan concurrent maksudnya
pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan kegiatan. Pengawasan ini
sering disebut pengawasan “ Ya-Tidak “, screening control, “berhenti terus”
dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
c. Pengawasan Umpan Balik (Feedback
Control)
Pengawasan ini bias juga dikenal
sebagai “Past-Action Control” yang
mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran
ini dilakukan setelah kegiatan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan ini sangat
berguna bagi manajemen karena memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi
dan tetap dapat mencapai tujuan
1.14
Faktor Yang Membuat Controlling diperlukan
1.
Perubahan
lingkungan organisasi,
melalui
fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang berpengaruh pada
barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi atau memenfaatkan
kesempatan yang diciptakan oleh perubahan-perubahan yang terjadi.
2.
Peningkatan
Kompleksitas Organisasi.
Semakin
besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dianalisa
dan dicatat secara tepat.
3.
Kesalahan-Kesalahan.
Sistem
pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum
menjadi kritis.
4.
Kebutuhan
Manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Bilamana
menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah
bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah
dengan mengiplementasikan sistem pengawasan.
1.15
Syarat Controlling
1. Pengawasan harus mendukung
sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan
setiap penyimpangan yang terjadi
3. Pengawasan harus mempunyai
pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus
obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5. Pengawasan harus luwes atau
fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan
pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah
dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti
dengan perbaikan atau koreksi.
1.16
Pentingnya Controlling
Suatu
organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu
penting, diantaranya :
1. Perubahan
lingkungan organisasi
Berbagai
perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari,
seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku
baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan
atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2.
Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin
besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas
tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih
efisien dan efektif.
3.
Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para
bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan
fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat
kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut
sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan
manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer
mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri
tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan
telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5.
Komunikasi
6.
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
7.
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan
standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian
pengambilan tindakan
1.17
Tahap – tahap Controlling
1. Penetapan Standar Pelaksanaan
Maksudnya
sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk
penilaian hasil-hasil. Tipe bentuk standar yang umum adalah :
a) Standar-standar fisik, seperti
kuantitas barang atau jasa serta kualitas produk.
b) Standar-standar moneter yang
ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya tenaga kerja, penjualan, laba kotor,
dll
c) Standar-standar waktu, maksudnya
meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.
2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan
Kegiatan
Maksudnya
menentukan pengukuran secara tepat dan harus diukur setiap jam, harian, mingguan dan bulanan.
Pengukuran itu dapat berbentuk laporan tertulis.
3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan
sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
4.
Pembanding
Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya
penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan
sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila
Diperlukan.
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi
penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan
yaitu:
a) Menetapkan
Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka
secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan
adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan
standar.
b) Mengukur
Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja
yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c) Memperbaiki
Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan
terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
a) Menentukan
standar atau dasar bagi pengawasan.
b) Mengukur
pelaksanaan
c) Membandingkan
pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
d) Memperbaiki
penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Menurut Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga
macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
a) mengukur
hasil pekerjaan,
b) membandingkan
hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada
perbedaan),
c) mengoreksi
penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
Menurut Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok
atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
a) Ukuran-ukuran
yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata,
mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih
menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
b) Perbandingan
antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan
kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
c) Kegiatan
mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak
akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa
aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan
berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan:
· Menetapkan
standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga
dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
· Penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur
kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah
dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya
secara optimal.
·
Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan
penganalisa penyimpangan-penyimpangan
·
Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika
ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi
1.18
Metode Controlling
Metode controlling (pengawasan) terdiri atas
dua kelompok, yaitu metode bukan kuantitatif
(non-quantitative) dan metode kuantitatif.
Ø Metode Controlling Non-Kuantitatif
Metode ini adalah metode-metode
pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi :
(1) pengamatan (control by
observation),
(2) inspeksi teratur dan langsung
(control by regular and spot inspection),
(3) pelaporan lisan dan tertulis
(control by report),
(4) evaluasi pelaksanaan, dan
(5) diskusi antara manajer dan
bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
Ø Metode Controlling Kuantitatif
Sebagian besar teknik-teknik
pengawasan kuntitatif cenderung untuk menggunakan data khusus dan metode
kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran
(output). Metode-metode kuantitatif
tersebut terdiri dari :
1. Anggaran (budget) seperti :
a)
anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran
kas, dll, dan
b)
anggaran-anggaran khusus, seperti planning-programming-budgeting systems
(PPBS),dll.
2. Audit, seperti
a)
internal audit,
b)
external audit, dan
c)
management audit.
3. Analisa break-even
4. Analisa Rasio
5. Bagan dan teknik yang berhubungan
dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti Program Evaluation and
ReviewTechnique, dll.
1.19
Karakteristik – karakteristik Controlling yang Efektif
Karakteristik-karakteristik controlling
yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :
a.
Akurat
b.
Tepat waktu
c.
Obyektif dan menyeluruh
d.
Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik
e.
Realistik secara ekonomis
f.
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
g.
Fleksibel
h.
Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
i.
Realistik secara organisasional
j.
Diterima para anggota organisasi
BAB
III
PENUTUP
1.1 Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,
merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan
standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),Pengawasan
pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed
back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan
(perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan
–penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi,
Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya
kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang,
Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
Tahap-tahap
dalam proses controlling adalah :
- Penetapan standar pelaksanaan
- Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
- Pengukuran pelaksanaan kegiatan
- Pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
- Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.
Karakteristik-karakteristik
proses controlling yang efektif diantaranya adalah : akurat, tepat waktu,
obyektif dan menyeluruh, terpusat pada titik-titik controlling strategik,
realistik secara ekonomis, terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, fleksibel,
bersifat sebagai petunjuk dan operasional, realistic secara organisasional,
serta diterima para anggota organisasi.
1.2 Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu
organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan
menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari
bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat
membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota
organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang
tepat dalam merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh
pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang
pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin
karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih
baik lagi.
DAFTAR
PUSTAKA
Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar,
Pengertian dan Masalah, hlm.243
Assalamu'alaykum... Syukron atas makalahnya, bisa jadi tambahan referensi buat kami
ReplyDelete#kj
Wa'alaikumsalam semoga bermanfaat 😊
DeleteMakasih gan :')) ngebantu bgt buat tugas kelompok
ReplyDelete